موارد استفاده : تحقیق و آموزش
منابع فارسی: دارد
منابع لاتین: دارد
پیشینه داخلی جدید: دارد
پیشینه خارجی جدید: دارد
نوع فایل: Word قابل ویرایش
تعداد صفحه: 60 صفحه
شماره فایل : 151 mg

اتوماسیون اداری ( Office Automation ) : مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کاربرد مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، بهبود ارتباطات درون سازمانی. سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است .

این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند . پردازشگر های متن ، پست الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فاکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس کنفرانس صوتی از ابزار هایی هستند که می تواند در این مجموعه به کار رود . سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل و مدیریت فرایند ها تشکیل می شود که با سیستم دبیر خانه، سیستم های پردازش عملیات و سیستم آرشیو در ارتباط است . بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم های نرم افزاری سازماندهی مي شود .

باید توجه کرد که ازطریق مدیریت فرایند ها در یک سیستم جامع نرم افزاری می توان تمامی عملیات یک سازمان را با استفاده از ابزار های پیش گفته به نحو مطلوب سازماندهی کرد . می توان با استفاده از سیستم مدیریت فرایند گردش کلیه فرمهایی را که در سیستم های پردازش عملیات (TPS ) وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجام رساند . به این ترتیب بدون استفاده از فرمهای کاغذی " تایید های " مورد نیاز هر فرم تعریف می شود و با گردش آن در سیستم کارتابل هر فرایند تکمیل می شود .

بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از بکار گیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از آن محسوب می گردد . ضمن آنکه باید توجه داشت با استفاده از سیستم های یکپارچه که در آن کلیه فرایند های سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند می توان به مفهوم کامل به سمت سازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع به موقع و با اطمینان را انتظار داشت و حتماً بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ .امروزه چگونگی ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است، به گونه ای که دیگر فرایند های کند وزمان بر اداری پذیرفتنی نیست. بر این اساس ، ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری و پاسخگویی به موقع به آنها پرداخت.

به این منظور، استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بستر مناسبی رابرای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد. در فرایند حل مسئله عامل زمان نقش تعیین کننده ای دارد، راه حلی که به موقع حاصل نشود به هیچ عنوان کمک کننده نیست. بدین ترتیب اتوماسیون اداری، با نقشی که در سرعت بخشیدن به جمع آوری و ارائه اطلاعات مورد نیاز مدیران ایفا می کند، باعث تصمیم گیری بموقع آنها می شود.

اتوماسیون اداری کارکنان دفتری را نیز در انجام عملیات بیشتر ، سریعتر و بهتر بر روی اسناد یاری می نماید. زمانیکه کلیه دریافت ها و ارسالات به صورت الکترونیکی امکان پذیر باشد، کارهای اداری و دفتری، با کیفیت برتر و توزیع سریعتر انجام می شود. با استفاده از انتقال الکترونیکی نامه ها و مکاتبات ، کاهش هزینه های دفتری امکان پذیر است.(venegas،2007،ص21)

ادامه مقاله به طور کامل در فایل اصلی موجود است.