موارد استفاده : تحقیق و آموزش
منابع فارسی: دارد
منابع لاتین: دارد
پیشینه داخلی جدید: دارد
پیشینه خارجی جدید: دارد
نوع فایل: Word قابل ویرایش
تعداد صفحه: 60 صفحه
شماره فایل : 151 mg
مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری را می توان با توجه به تاثیر آنها بر جریان نقدینگی و یا در مقایسه با مشکلات گردش کار دستی بیان کرد. 2-3-8-1. با توجه به وجه مالی و جریان نقدینگی در این روش مزایای استفاده از اتوماسیون اداری به دودسته مستقیم و غیرمستقیم تفکیک می گردد.
مزایای مستقیم
این مزایا که معمولا قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم وکوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشند عبارتند از: - کنترل بهتر برکاربه دلیل تقسیم نیروی کار. - تبدیل اطلاعات از شکلی به شکل دیگرکمتر صورت می پذیرد. - فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق کمتر می شود. - سازماندهی پرسنل بهتر انجام می گیرد. زیرا با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گرد همایی کمتر می شود. 2-3-8-1-2. مزایای غیر مستقیم این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است از طریق سود آوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند.
این مزایا عبارتند از: - وابستگی کمتر سازمان به ادارات دیگر برای تهیه کپی،چاپ و امور مشابه دیگر. - نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات. - به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان درانجام کارهای خاص،رضایت شغلی آنان افزایش می یابد. - به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می گردد. - رقابت بیشتر بین سازمان ها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت لازم برای واکنش نسبت به فشارها و فرصتها.(www.shirazu.ac.ir)
در مقایسه با مشکلات گردش کار دستی با توجه به این بعد می توان تعدادبسیار زیادی از مزایا را برشمرد که در زیر به اهم آنها و توضیحات آنها اشاره شده است. - تسریع در وقت: بدون شک مکانیزه شدن روال مکاتبات ،باعث سرعت بخشیدن در ارسال و دریافت نامه ها می گردد. -کوچک شدن بایگانی: برای نگه داری بایگانی های کاغذی معمولا سازمان ها مجبور به ایجاد فضایی بزرگ می شوند که باید از نظر ایمنی نیز ضریب بالایی داشته باشد. در حالیکه در سیستم های رایانه ای این بایگانی بسیار کوچک می گردد.
- ایجاد نسخه پشتیبان از اسناد موجود: با سیستم ها ی دستی هرگونه کپی برداری از اسناد بایگانی بسیار وقت گیر و حجیم می باشد که معمولا هیچ سازمانی چنین کاری را انجام نمی دهد.و اگر بر اثر یک واقعه پیش بینی نشده مانند جنگ و زلزله اسناد از بین بروند ضایعه جبران ناپذیری به سازمان وارد می کند.
ادامه مقاله به طور کامل در فایل اصلی موجود است.