موارد استفاده : تحقیق و آموزش
منابع فارسی: دارد
منابع لاتین: دارد
پیشینه داخلی جدید: دارد
پیشینه خارجی جدید: دارد
نوع فایل: Word قابل ویرایش
تعداد صفحه: 52 صفحه
شماره فایل : 354 mg
لازمه مکانیزه نمودن امور اداری استفاده از کامپیوتر، ابزارهای اداری و فناوری مخابراتی در مدیریت منابع اطلاعاتی سازمان است. با چنین دیدگاهی که از اطلاعات به عنوان یک وسیله و منبع جامع و یکپارچه ارائه می‌شود، چهار عنصر مخابراتی یعنی داده‌ها، متن، تصویر و صدا باید به طور جامع در سیستم‌های چندرسانه‌ای اداری قابل استفاده باشند. کارگروهی و جمعی با کامپیوتر و سیستم گروه افزار روشی است برای آنکه کارکنان بتوانند در یک محیط گروهی زمان واقعی به پردازش و مدیریت اسناد به صورت برخط بپردازند.
برنامه‌های کاربردی گروهی مانند کاربرگ‌های چند کاربره ، کلمه پردازها و سیستم‌های گروه افزار دارای امکاناتی برای ارتباطات واقعی مانند تابلوی اعلانات عمومی و پست الکترونیک هستند (صرافی‌زاده، 83، ص215). سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای انواعی هستند. شکل 2-11 انواع سیستم‌های اتوماسیون اداری را نشان می‌دهد. شکل2-11 پیکربندی کلان اجزا فناوری اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان (علی احمدی، 1383، ص 16)
هدف اتوماسیون اداری:
تا حدود سال 1980، اتوماسیون اداری به عنوان راهی برای ارتقاء سطح بهره‌وری فقط منشی‌ها و کارکنان دفتری دیده می‌شد. دستاوردهای اتوماسیون اداری کارکنان دفتری را در انجام عملیات بیشتر، سریع‌تر و بهتر بر روی اسناد یاری می‌داد.
سپس کارکنان متفکر نیز می‌توانند از اتوماسیون اداری سود جویند. اتوماسیون می‌تواند تهیه مکاتبات ارسالی را برای کارکنان متفکر سهل‌تر سازد. برای نمونه، کارکنان متفکر یا منشی‌های آنان می‌توانند با استفاده از کلمه‌پردازی، نام‌ها، یادداشت‌ها و گزارشات را تهیه کنند.اما مکاتبات ارسالی یک شخص، مکاتبات دریافتی شخص دیگر است. اتوماسیون اداری به عنوان وسیله‌ای برای برانگیختن مکاتبات دریافتی، ابزاری در کسب اطلاعات جهت حل مسأله است. دریافت کننده می‌تواند از کیفیت برتر مستندات بهره گیرد آنان مبنای بهتری را برای تصمیم‌گیری فراهم می‌کند.موسسات می‌توانند با استفاده از کامپیوتر از افزایش هزینه‌های آتی جلوگیری نمایند.
این به خصوص در مورد اتوماسیون اداری صادق است، چونکه افزایش در بهره‌وری امور منش‌گری دفتری وسیله‌ای برای به تاخیر انداختن جذب نیروی انسانی بیشتر است. در حالی که دوری جستن از هزینه‌های دفتری هدف خوبی است، چنین هزینه‌هایی هنگامی که با منافع بالقوه استفاده از اتوماسیون اداری به عنوان یک ابزار حل مسأله مقایسه شود نسبتاً کم است. تصمیمات پیشرفته مدیران که نتیجه بهبود ارتباطات است، دارای قابلیت تولید درآمدهای بشتر برای موسسه به صورت افزایش در فروش و بهبود بازده سرمایه‌گذاری است، کمک بالقوه به منافع موسسه برای درآمدهای بالاتر بسیار بیشتر از پرهیز از هزینه‌هاست.
اتوماسیون اداری جایگزین تمام ارتباطات سنتی بین افراد چون محاوره‌های رودررو، مکالمات تلفنی، یادداشت‌های روی کاغذ و از این قبیل نمی‌شود. چنین ارتباطات غیررسمی ادامه خواهد یافت، چون که هم آسان و هم موثر است. اتوماسیون اداری باید به جای جایگزینی کامل آنها، هدف تکمیل ارتباط سنتی بین افراد را داشته باشد. (ریموند مک لوید، 1386، صص 474-473)
ادامه مقاله به طور کامل در فایل اصلی موجود است.
